COVID-19: O gerenciamento de documentos corporativos está crescendo

A digitalização está revolucionando o gerenciamento de documentos corporativos, fornecendo os meios para as empresas transformarem montanhas de documentos arquivados em dados digitais que podem ser armazenados na ponta de uma miniatura.

Envolve capturar e armazenar imagens digitais de documentos em papel e usar o software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para transformar imagens digitais em documentos de texto com palavras-chave pesquisáveis. Em muitos setores, essa prática levou a uma infinidade de benefícios. Por exemplo, o setor de saúde obteve melhor segurança de dados e comunicação mais eficiente entre médicos e pacientes após a digitalização de documentos.

Mas o que isso significa para o seu negócio? Se você leva a sério a prova de futuro, significa acessibilidade e pesquisa de dados mais rápidas, melhor segurança de dados e armazenamento de documentos mais econômico.

Mercado de digitalização de documentos e crescimento

Ken Hickey, diretor de soluções de processos de negócios da Converga, afirma que “a digitalização inteligente com captura significativa de metadados e um local de descanso ou fluxo de trabalho lógico são essenciais em 2020. Não é mais aceitável, do ponto de vista de conformidade e processo, não ter uma estratégia de automação digital. . ”

Hickey acrescenta ainda: “O desafio é que, nos negócios, isso raramente ocorre na sua área de especialização. Isso torna o trabalho com um parceiro comprovado essencial para o crescimento dos negócios. Seja digitalização retroativa, fluxo de trabalho de documentos, contas automatizadas a pagar ou uma solução completa de correio digital, todas as empresas devem fornecer ferramentas de automação digital para ajudar na digitalização e gerenciamento de documentos. ”

Os benefícios da digitalização têm visto muitas organizações com necessidades específicas de armazenamento de documentos desejarem adotar a digitalização de documentos, incluindo:

• Bibliotecas e museus que desejam preservar documentos e registros históricos.
• Departamentos governamentais que precisam armazenar grandes volumes de registros para atender às obrigações de conformidade.
• Arquitetos, construtores e empresas de construção que desejam manter plantas e desenhos em grande formato até a necessidade.
• Escritórios de advocacia que precisam armazenar registros e documentos legais importantes para referência futura.
• Hospitais e organizações médicas com grandes quantidades de registros de pacientes para manter.

O rápido crescimento do big data também significa que as organizações que dependem da análise de dados para a tomada de decisões também precisam digitalizar o elemento de cópia impressa desses dados.

Quando sua empresa deve usar a digitalização de documentos?

Se você analisou a digitalização de documentos como parte das reformas de gerenciamento de documentos da sua organização, mas não tem certeza se possui o orçamento, veja algumas coisas a serem lembradas:

• Seja seletivo:
  Concentre-se nos documentos que devem ser mantidos por mais tempo para conformidade e deixe os outros registros desaparecerem naturalmente.
• Priorize conforme necessário:
  Descubra quais documentos são acessados ​​com mais frequência e faça deles uma prioridade de digitalização.
• Crie marcos:
  Defina um prazo alcançável que leve em consideração seu orçamento e o tempo gasto na transição para um novo sistema digital. (por exemplo, digitalize um departamento por vez).

Os benefícios da digitalização de documentos

Além da vantagem óbvia de preservar documentos antes que eles desapareçam e se deteriorem, a digitalização de documentos traz vários outros benefícios importantes para a empresa.

A primeira delas é o aumento da produtividade, devido ao simples fato de que sua equipe poderá acessar um documento com apenas algumas teclas, em vez de passar longas horas em depósitos vasculhando armários e caixas.

Ele também liberará os principais funcionários dessas tarefas improdutivas e permitirá que eles se concentrem em ganhar dinheiro para seus negócios. O efeito do fluxo resultante desses ganhos de produtividade é o aprimoramento do atendimento ao cliente, pois as consultas e reclamações dos clientes podem ser tratadas com rapidez e eficiência.

Os documentos digitalizados também permitem uma melhor comunicação e colaboração entre as partes interessadas, com documentos digitalizados que podem ser distribuídos a vários destinatários com o toque de um botão. Se os documentos forem carregados na nuvem, eles poderão ser acessados ​​por qualquer parte interessada autorizada em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo móvel.

A digitalização de documentos também reduz drasticamente os custos associados ao gerenciamento de documentos impressos. Isso inclui a compra de papel e papelaria e o custo de impressão e fotocópia; tudo isso pode aumentar com o tempo.

Os registros digitais também tornarão seus auditores mais felizes, o que significa maior rapidez na entrada e na saída e menos interrupções nos negócios. Documentos perdidos ou mal arquivados também serão coisa do passado.

Outra grande vantagem da digitalização de documentos é a redução no espaço de armazenamento que ela permite. Sua organização pode eliminar instalações caras de armazenamento externo e redimensionar o espaço do escritório ou até reduzir o tamanho das instalações se os documentos em papel foram armazenados no local.

A digitalização de documentos também melhora a segurança e a atenuação de desastres, com documentos arquivados que não são mais armazenados em armazéns vulneráveis ​​a incêndio, roubo e desastres naturais, mas, em vez disso, são armazenados em backup e mantidos em servidores altamente seguros.

Resumindo

Claramente, fazer a alteração de um sistema baseado em papel para um novo sistema simplificado com digitalização e geração de imagens de documentos oferece benefícios que sua organização não deve perder.

E embora a digitalização de documentos tenha um preço próprio, cada um dos benefícios mencionados aqui inclui uma economia substancial de custos para a organização; uma indicação clara de que a digitalização fornece um excelente retorno do investimento.